Administratief medewerker

Wat ga je doen

In deze veelzijdige functie is geen dag hetzelfde. Je begint je werkdag met het openen van de algemene mailbox. Het is jouw verantwoordelijkheid om alle binnenkomende e-mails te beheren en adequaat af te handelen of door te sturen naar de juiste personen. Vervolgens bereid je je voor op de ontvangst van docenten en studenten aan de balie. Als eerste aanspreekpunt help je hen met uiteenlopende vragen en geef je informatie over roosters, ziekte- en verlofmeldingen, en andere administratieve zaken.

Gedurende de dag ben je een belangrijke schakel tussen studenten en docenten.
Docenten kunnen bij jou terecht met hun vragen en verzoeken, zoals het aanleveren van presentielijsten of het maken van groepsindelingen. Je zorgt ervoor dat alle benodigde gegevens correct worden gedocumenteerd en gearchiveerd, zodat iedereen altijd over de juiste informatie beschikt.

Ook vergaderingen zijn een vast onderdeel van je dag. Je notuleert nauwkeurig en zorgt ervoor dat actiepunten duidelijk worden vastgelegd. In de aanloop naar belangrijke evenementen, zoals buluitreikingen, organiseer je de benodigde logistieke en administratieve taken.

Daarnaast ben je gedurende de dag flexibel en alert om snel te reageren op adhoc zaken die onverwachts binnenkomen. Aan het einde van de dag controleer je nogmaals of alle dringende zaken zijn afgehandeld. Voor je de deur uitgaat, stem je nog even af met de medewerkers van het team om ervoor te zorgen dat iedereen goed op de hoogte is van de voortgang van de diverse werkzaamheden en dat alles soepel verloopt.

Deze functie biedt veel afwisseling en vraagt om een proactieve en georganiseerde aanpak. Je bent de spil van de afdeling en zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt.

Werkomgeving

Het Wenckebach Instituut voor Onderwijs en Opleiden (WIOO) is het instituut van het UMCG dat zich richt op de professionele en persoonlijke ontwikkeling en opleiding van studenten en (toekomstige) medewerkers in de zorg. Vanuit de domeinen Onderwijs en Opleiden verzorgen we een breed aanbod aan opleidingen, bij- en nascholingen, trainingen en coaching en bieden we advies en begeleiding bij de innovatie van opleidingen en overige leer- en ontwikkeltrajecten.

Domein Onderwijs
Binnen het WIOO is dit domein verantwoordelijk voor de organisatorische en onderwijskundige ondersteuning van de academische opleidingen Geneeskunde, Tandheelkunde, Bewegingswetenschappen en Research Masters. Daarnaast is dit domein verantwoordelijk voor de werving, selectie en plaatsing van aankomende geneeskunde- en tandheelkundestudenten.

Voor het Curriculumbureau Tandheelkunde zijn wij op zoek naar een administratief medewerker.
Wij zijn gesprekspartner voor de opleiding als het gaat om herziening en implementatie van (nieuw)onderwijs en dragen er zorg voor dat inhoud en organisatie altijd goed op elkaar afgestemd is en blijft. We hebben een balie waar studenten ons dagelijks bezoeken en vragen stellen. We zoeken een administratief medewerker die ons kan ondersteunen in al onze processen.

Wat vragen wij

• Een afgeronde opleiding op MBO-niveau in secretaresse of managementassistent
• Zelfstandig kunnen werken én goed kunnen samenwerken
• Goede communicatieve eigenschappen, sociaal vaardig en gevoel voor verhoudingen
• Stressbestendig en adequaat kunnen handelen bij onverwachte situaties
• Initiatiefrijk en probleemoplossend georiënteerd
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
• Digitale vaardigheid

Het UMCG voert een preventief Hepatitis B beleid. Indien vereist voor de functie kan het UMCG de vaccinatie verzorgen. Voor bepaalde beroepsgroepen wordt bij indiensttreding een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) gevraagd.

Wat bieden wij

Je krijgt een arbeidsovereenkomst van 32 uur per week voor een jaar met uitzicht op een vast contract. Je salaris bedraagt maximaal € 3.571 ,- bruto per maand (schaal 6 ), afhankelijk van opleiding en ervaring en op basis van een fulltime dienstverband. Daarnaast biedt het UMCG 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering. De arbeidsvoorwaarden zijn conform de CAO Universitair Medische Centra (CAO-UMC).

Voor vragen over de functie

Als je vragen hebt over de inhoud van de functie, vinden we het leuk om van je te horen. Neem gerust contact op.

Solliciteren

Solliciteren kan uitsluitend via het digitale sollicitatieformulier onderaan deze pagina, tot en met 30 juni 2024.
Binnen een half uur na het verzenden van het digitale sollicitatieformulier wordt een ontvangstbevestiging gemaild met nadere informatie.

Solliciteer