Management assistent Interne Geneeskunde

Wat ga je doen

Als management assistent bij de afdeling Interne Geneeskunde werk je samen met je collega voor de opleider van de arts-assistenten in opleiding (AIOS) tot internist. De opleiding voor AIOS Interne Geneeskunde is de grootste binnen het UMCG, betreft in het totaal meer dan 130 artsen in opleiding en kenmerkt zich door complexe organisatorische processen. Een deel van de opleiding vindt plaats in perifere opleidingsziekenhuizen waarmee een nauwe samenwerking bestaat. Voor de onderwijsplanning zijn wij op zoek naar een ervaren managementassistent. Je werkt nauw samen met je collega en kunt haar bij afwezigheid vervangen in de ondersteuning van de bedrijfsvoering. In deze functie ben je goed op de hoogte van wat er speelt binnen de opleiding en kun je dit goed vertalen naar jouw rol, waarbij je oplossingsgericht te werk gaat.

Je bent verantwoordelijk voor het:

• Opstellen van weekprogramma's voor het ochtendrapport en onderwijs, inclusief een jaaroverzicht. Je stelt snel een nieuwe planning op bij annuleringen of wijzigingen.
• Plannen en faciliteren van zowel lokale als regionale scholingen, waarbij je roosters opstelt, uitnodigingen verstuurt, locaties regelt en zorgt voor catering en mediaondersteuning.
• Ondersteunen van het introductieprogramma voor AIOS en het inplannen van voortgangsgesprekken.
• Bijdragen aan verdere optimalisatie van het onderwijsplanningsproces met behulp van moderne systemen. Het is daarom belangrijk dat je het leuk vindt om mee te denken over procesoptimalisaties en efficiëntieverbeteringen.
• Beheren van de O&O-mailbox, waarbij je inkomende e-mails verwerkt en prioriteiten stelt.
• Uitvoeren van algemene taken zoals telefoons beantwoorden, bezoekers ontvangen, bijeenkomsten plannen en het regelen van facilitaire zaken zoals catering en locaties.
• Verzorgen van correspondentie en archivering in Teams.

Je krijgt de kans om jezelf te ontwikkelen en verder te professionaliseren in jouw vak. Je mag meedenken over hoe we de efficiëntie verder kunnen verbeteren en hoe we nog meer werkplezier kunnen creëren.

Werkomgeving

Binnen de afdeling Interne Geneeskunde van het UMCG is de opleiding tot internist een belangrijk onderdeel. De vakgroep leidt samen met de andere afdeling uit het UMCG en de regionale opleidingsziekenhuizen internisten op tot professionals met een uitstekende, brede kennis en vaardigheden op het hele vakgebied en verdieping in een specifiek aandachtsgebied.

Wat vragen wij

• Je bent gemotiveerd en hebt hbo-werk- en denkniveau.
• Je kunt goed plannen en organiseren; je kunt je werk goed indelen en weet de uitstaande acties goed te managen.
• Je kunt goed het overzicht bewaren, weet wat er speelt en houdt hiermee rekening in je werk.
• Je bent stressbestendig: je functioneert effectief onder druk, schakelt gemakkelijk tussen verschillende taken en stelt de juiste prioriteiten.
• Je hebt het vermogen om kritisch te denken, gegevens te analyseren en durft moeilijke beslissingen te nemen bij het oplossen van complexe vraagstukken.
• Je kunt goed werken met Excel, SharePoint, Onedrive en MS Teams.

Het UMCG voert een preventief Hepatitis B beleid. Indien vereist voor de functie kan het UMCG de vaccinatie verzorgen. Voor bepaalde beroepsgroepen wordt bij indiensttreding een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) gevraagd.

Wat bieden wij

Je komt terecht in een ambitieuze omgeving die voortdurend in ontwikkeling is. Kortom, als managementassistent bij de afdeling Interne Geneeskunde krijg je een veelzijdige functie met veel uitdaging, verantwoordelijkheden en ontwikkelmogelijkheden.
Je krijgt een arbeidsovereenkomst voor 24 uur per week per week voor bepaalde tijd (één jaar) waarbij deze voor onbepaalde tijd verlengd wordt bij goed functioneren. Het salaris bedraagt maximaal € 3.923,- bruto per maand (schaal 7) , afhankelijk van opleiding en ervaring en op basis van een fulltime dienstverband. Daarnaast biedt het UMCG 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering. Verder kent het UMCG een bedrijfsfitnessregeling, een fietsregeling en kun je met flinke korting een P+R-busabonnement aanschaffen. De arbeidsvoorwaarden zijn conform de CAO Universitair Medische Centra (CAO-UMC).

Voor vragen over de functie

Als je vragen hebt over de inhoud van de functie, vinden we het leuk om van je te horen. Neem gerust contact op.

Solliciteren

Solliciteren kan uitsluitend via het digitale sollicitatieformulier onderaan deze pagina, tot en met 14 oktober 2024.
Binnen een half uur na het verzenden van het digitale sollicitatieformulier wordt een ontvangstbevestiging gemaild met nadere informatie.

De eerste gesprekken vinden plaats in de week van 21 oktober.

Solliciteer