Stafsecretaresse kinderrevalidatie

Ben jij een stafsecretaresse die energie krijgt van het maximaal ontzorgen van anderen en die graag een eigen secretariaat runt? Dan zoeken we jou!

Dit ga je doen

Als stafsecretaresse kinderrevalidatie run je het secretariaat voor de medische staf van de kinderrevalidatie. De medische staf bestaat uit een hoogleraar, 5 kinderrevalidatieartsen, 1 fellow kinderrevalidatie, 1 physician assistant en (meestal) 1 AIOS. 

Jouw werkzaamheden betreffen de ondersteuning van deze medische staf kinderrevalidatie. Denk hierbij aan het beheren van de Outlook-agenda’s, het beantwoorden van inkomende telefoontjes en het zelfstandig uitzetten van vervolgacties. Je behandelt het post/emailverkeer, rapporteert over de inhoud aan de revalidatieartsen, stelt actiepunten op en handelt zo mogelijk zelfstandig vragen van anderen af of belegt deze bij de juiste persoon. 

Ook notuleer je de (staf)vergaderingen, stel je de actielijst op en zorg je dat acties op tijd worden uitgezet of opgepakt. Wanneer er zaken georganiseerd moeten worden, zoals bijvoorbeeld bijeenkomsten of sollicitatieprocedures, neem je alle regelzaken op je die nodig zijn om deze activiteiten tot een goed einde te brengen. 

In het bijzonder ondersteun je de hoogleraar in zijn academische taken. Aangezien hoogleraar Jan Willem Gorter ook een deelaanstelling heeft bij Mc Master University (Canada), is een deel van dit werk internationaal georiënteerd.   

Wat betreft de patiëntenzorg, vindt over het algemeen de planning en afhandeling van spreekuren in het Wilhelmina Kinderziekenhuis (WKZ) en het Prinses Máxima Centrum (PMC) plaats op het polisecretariaat van de beide locaties.

Jij bent de eerste contactpersoon voor vragen van ouders, patiënten of verwijzers en voor instellingen waarnaar patiënten worden verwezen.

Het betreft een vrij solistische functie en daarmee is het belangrijk dat je goed zelfstandig kunt werken. Je werkt samen met 1 andere collega die twee dagen aanwezig is, maar die zich uitsluitend met patiëntenzorgtaken bezighoudt. Bij afwezigheid van deze collega komen dit soort vragen soms ook bij jou terecht. 

Hier ga je werken

De afdeling Revalidatie, Fysiotherapiewetenschap en Sport heeft twee locaties: 

• De afdeling voor volwassenen huist in het Universitair Medisch Centrum, Utrecht (UMC Utrecht) in bouwdeel W, waar alle zorgverleners onder één dak werken. Hier werken veel verschillende specialisten. Er wordt samengewerkt door sport- en revalidatieartsen, fysio- en ergotherapeuten, psychologen, logopedisten en maatschappelijk werkers. 
• In het WKZ werken onze revalidatieartsen samen met de paramedici van cluster ontwikkelingsgerichte zorg, maar zij zijn niet op dezelfde locatie gehuisvest. De medische staf en het secretariaat daarvan werken vanuit een aantal kantoorlocaties op KC03.

De sfeer op de afdeling is goed en de lijnen zijn kort. In alles wat we doen wordt de samenwerking opgezocht, omdat we weten dat we samen het verst komen.

Dit neem je mee

• Je hebt minimaal een havo-diploma behaald.
• Ervaring als stafsecretaresse wordt gezien als een waardevolle aanvulling, maar is geen strikte vereiste.
• Ontzorgen zit je in het bloed.
• Je hebt goede contactuele eigenschappen, evenals een zelfstandige werkwijze en een stressbestendige en flexibele instelling.
• Je bent goed in organiseren en prioriteren. 
• Je hebt een goed probleemoplossend vermogen en ziet het als een uitdaging dit secretariaat zelfstandig te runnen.
• Je kan jezelf zowel in woord als geschrift goed in het Engels uitdrukken. 
• Ervaring binnen het UMC Utrecht, WKZ en/of PMC is een pre.

De sollicitatieronde bestaat uit twee gesprekken, aansluitend op elkaar. Daarnaast is het mogelijk om een dagdeel mee te lopen. 

De functie betreft een aanstelling van 32 uur per week, werkdagen kunnen we in overleg vaststellen. Het is mogelijk om een dag in de week vanuit huis te werken. Wij zoeken het liefst iemand die zo snel mogelijk kan beginnen.

Dit bieden we jou

• Een salaris tussen de € 2.599 en € 3.571 bruto per maand (schaal 6), op basis van een fulltime dienstverband (36 uur).
• Een arbeidsovereenkomst voor een jaar met uitzicht op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
• Eindejaarsuitkering van 8,3% en vakantietoeslag van 8%.   
• Gunstige pensioenregeling bij ABP: wij betalen 70% van de premie.   
• Reis je met het OV naar je werk? Bij meer dan 7 km enkele reis krijg je deze kosten 100% vergoed. Kom je lopend, fietsend of met de auto? Dan krijg je een vergoeding van € 0,18 per km (tot max. 40 km enkele reis met de auto).   
• Mogelijkheden om jezelf persoonlijk en op werkgebied te blijven ontwikkelen.  
• Cao à la carte: kies extra arbeidsvoorwaarden in ruil voor brutosalaris, zoals voor de aanschaf van een fiets, vergoeding van je internetabonnement en lidmaatschappen.