Managementassistente raad van bestuur

Wij zoeken een enthousiaste en ambitieuze collega op het secretariaat van de raad van bestuur. Vind jij de diversiteit aan taken binnen een bestuurssecretariaat leuk en wil je graag leren wat er allemaal komt kijken bij het besturen van een ziekenhuis? Heb je plezier in het uitvoeren van diverse ondersteunde secretariële taken? Wil jij ons helpen om het secretariaat op alle vlakken goed te organiseren en mee te denken in het efficiënter inrichten van processen?

Binnen deze functie bieden we jou de mogelijkheid om door te groeien naar de rol van directiesecretaresse. Nieuwsgierig wat dit precies inhoudt? Lees dan snel verder.

Het team
Het secretariaat raad van bestuur biedt ondersteuning aan de leden van de raad van bestuur (rvb), de bestuurssecretaris en de bestuursadviseur bij het uitvoeren van hun werk.
Onze taken omvatten:

• De ondersteuning van de bestuurders (mail, agendabeheer, plannen van overleggen en het uitzetten van de voorbereiding, verslaglegging en bewaking),
• Beleidsondersteuning: voorbereiding en verslaglegging van bestuurlijke overleggen en besluitvorming en correspondentie behorende bij bijvoorbeeld medezeggenschap of ziekenhuiscommissies en klachtenafhandeling) en
• Het voeren van het secretariaat (verwerken van post, alle voorkomende correspondentie en het administreren van contracten en overeenkomsten).

Het werk is door de vele contacten met diverse functionarissen in huis en daarbuiten heel afwisselend en divers.

De werkzaamheden van de managementassistente die we zoeken:
Met het oog op de toekomst zijn we op zoek naar een enthousiaste collega die op termijn alle werkzaamheden op het secretariaat kan uitvoeren en de ambitie heeft om door te groeien naar de rol van directiesecretaresse. Je focus ligt eerst op allerhande werkzaamheden voor de bestuurders waarbij je de directiesecretaresses als volgt ondersteunt:

• Je ondersteunt bij het inplannen van afspraken, de logistiek daaromheen, het opvragen en klaarzetten van vergaderstukken en de voorbereiding van overleggen voor commissies in het ziekenhuis (bijvoorbeeld de benoemingsadviescommissie);
• Je neemt de telefoon aan, beantwoordt mails, stelt conceptantwoorden op voor ingekomen post en ontvangt bezoek;
• Je schuift, waar nodig, aan bij een overleg voor een verslag van afspraken die bestuurders maken in een overleg;
• Je draait mee in het beschikbaar- en bereikbaarheidsrooster van het gehele team waarin we vijf dagen per week zorgen voor een optimale bezetting van het secretariaat. We vervangen elkaar en elkaars werkzaamheden op dagen dat de ander niet aanwezig is. We werken hybride en zijn flexibel in onze werkdagen.

Wat vragen wij van jou?
In deze functie is een open, vriendelijke en professionele uitstraling belangrijk omdat je de toegang tot de rvb en een eerste aanspreekpunt bent voor collega’s en onze samenwerkingspartners. Kerncompetenties zijn liefde en lef, flexibiliteit, efficiëntie, geduld en doortastendheid. Het is belangrijk dat je goed in teamverband kunt werken en er lol in hebt om met elkaar weer een klus te klaren: samenwerken is key! Daarnaast ben je gemotiveerd om alle aspecten van het werk op het secretariaat te leren en heb je de potentie en wil om je te ontwikkelen tot een allround directiesecretaresse. Iedereen uit ons ervaren secretariaatsteam helpt en ondersteunt je om deze ontwikkeling te maken. Het tempo van die doorontwikkeling bepalen we samen: het is afhankelijk van de ontwikkelingen binnen het secretariaat en ook van jouw eigen wensen.
Voor deze functie:

• Heb je minimaal een MBO werk- en denkniveau;
• Heb je een goede beheersing van de Nederlandse taal, mondeling en schriftelijk;
• Je hebt ervaring in het maken van afspraken en agenda beheer en weet wat belangrijk is bij het voorbereiden van overleggen;
• Je bent vaardig in het afhandelen van correspondentie (mail, brieven, klachten, meldingen);
• Je hebt ervaring met het voeren van correspondentie en management-ondersteuning in een secretariële, ondersteunende omgeving. Het liefst in de zorgsector of in een ziekenhuis;
• Ben je goed in het organiseren en ondersteunen, heb je een gestructureerde manier van werken, waarbij je prioriteert, oog voor detail hebt en tegelijkertijd hoofd- en bijzaken weet te scheiden;
• Ben je loyaal, integer, flexibel en een echte teamspeler;
• Ben je bekend met Microsoft Office en kun je snel (leren) omgaan met onze vergader- en officetools (bijvoorbeeld IBABS, Join en Oracle) en heb je plezier in het ontdekken van de digitale mogelijkheden;
• Ben je dienstverlenend en weet je de juiste balans te vinden tussen vriendelijk en zakelijk professioneel optreden;
• Ervaring met werken binnen ons/ een ziekenhuis en/ of in de zorg is een absolute pré!

Kom je bij ons werken? Dan vragen wij om een VOG (verklaring omtrent gedrag).

Wat bieden wij jou?

• Een contract met een omvang van 36 uur per week verdeeld over vier of vijf dagen, waarin met name aanwezigheid in de tweede helft van de week essentieel is. We bieden je een jaarcontract en maken samen afspraken over de doorontwikkeling van de functie en hebben daarmee uitdrukkelijk de intentie de samenwerking om te zetten naar onbepaalde tijd.
• Daar hoort natuurlijk een salaris bij! Voor de rol van managementassistente is dat maximaal € 4.015,- bruto per maand (FWG 45, op basis van 36 uur per week) met vaste extra’s zoals de vakantietoeslag en een eindejaarsuitkering van beide 8,33%. Bij een eventuele doorontwikkeling naar de functie van directiesecretaresse is een andere loonschaal van toepassing.
• Je krijgt een volledige ov-vergoeding voor jouw woon-werkverkeer;
• Bij HMC vinden wij een prettige balans tussen werk- en privé net als jij heel belangrijk. Wij willen onze medewerkers faciliteren om meer eigen regie te hebben en bieden leden van het rvb secretariaat de mogelijkheid en tools om gedeeltelijk thuis (hybride) te werken en daar bereikbaar te zijn (mobiele telefoon, laptop).
• Wil je jezelf blijven ontwikkelen? Die ruimte is er bij HMC! Wij investeren in je persoonlijke ontwikkeling, bieden opleidingsmogelijkheden die passen bij jouw ontwikkeldoelen én bieden doorgroeimogelijkheden en loopbaanadvies;
• Daarnaast bieden we vanuit onze HR-afdeling verschillende initiatieven om jou gezond en vitaal te houden;
• Interessante extra's, zoals: korting op het aanschaffen van een nieuwe fiets en studiekostenvergoeding. Maar ook korting bij je sportschool, op je verzekeringspremie, voor kinderopvang in de buurt;
• Overige arbeidsvoorwaarden conform CAO Ziekenhuizen.

HMC, zorg met liefde en lef
Zorg is aandacht. In HMC kijken we met en door de ogen van de patiënt. We helpen iedere patiënt op de manier die bij hem of haar past. Innovatie, gastvrijheid en samenwerking dragen bij aan het realiseren van onze missie.

We zijn hét stadsziekenhuis voor de Haagse regio, met een compleet zorgaanbod. Als topklinisch opleidingsziekenhuis heeft HMC vele expertises in huis en we bieden in verschillende centra en samenwerkingen gespecialiseerde zorg aan. Onze speerpunten zijn ons Traumacentrum en Neurocentrum. In ons HMC Kankercentrum bieden we topklinische kankerzorg.

Meer informatie over HMC vind je op www.haaglandenmc.nl.

Interesse in deze vacature?
We zien je sollicitatie graag, uiterlijk 19 januari 2025 tegemoet.

De gesprekken vinden waarschijnlijk in de week van 27 januari plaats en omvat ook een kennismaking met een lid van de raad van bestuur. De beoogde startdatum is zo spoedig mogelijk.

Voor inhoudelijke vragen over de functie kun je contact opnemen met Stefan van der Veen, bestuursadviseur, via contactinformatie of s.van.der.veen@haaglandenmc.nl . Voor vragen over de procedure, bel of mail naar Lisette Horstmanshof via contactinformatie / l.horstmanshof@haaglandenmc.nl